Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist: Wudio GmbH Platz der Vereinten Nationen 6 10249 Berlin Deutschland E-Mail: kontakt@eventcodes.de Vertreten durch den Geschäftsführer Nico Schuck.

2. Überblick

Eventcodes ist eine Plattform zur Verwaltung und Verteilung von Einladungscodes für Events. Wir verarbeiten personenbezogene Daten vor allem, um Konten und Workspaces bereitzustellen, Code-Anfragen abzuwickeln, Transaktions-E-Mails zu versenden, Zahlungen zu verarbeiten und die technische Sicherheit und Auswertung von Event-Links zu gewährleisten.

Wir betreiben kein Marketing-Tracking und keine Werbepixel auf der Website. Soweit nicht anders angegeben, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

3. Hosting und Infrastruktur

Die Anwendung wird in Rechenzentren in der EU betrieben (u. a. über DigitalOcean). Dabei können Server-Logs (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource) kurzzeitig anfallen, um Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse zu gewährleisten.

• Datenbanken und Cache (MongoDB / Redis bzw. Valkey)
• Objektspeicher für Bilder und Dateien (DigitalOcean Spaces, Region EU)
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO

4. Konto und Anmeldung im Dashboard

Für die Nutzung des Dashboards melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse an. Wir senden Ihnen einen zeitlich begrenzten Bestätigungscode (OTP) per E-Mail. Nach erfolgreicher Prüfung legen wir bzw. aktualisieren wir Ihr Nutzerkonto.

• Daten: E-Mail-Adresse, optional Name, Spracheinstellungen, aktiver Workspace, Zeitstempel
• OTP-Codes werden nur kurzzeitig gespeichert und danach gelöscht
• Session-Cookie zur Aufrechterhaltung der Anmeldung (httpOnly, Secure)
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

5. Workspaces und Teammitglieder

In Workspaces verwalten Sie Events, Codes, Einstellungen und Teamzugänge. Bei Einladungen verarbeiten wir die E-Mail-Adresse der eingeladenen Person sowie Rolle und Status der Einladung.

• Workspace-Name, Mitglieder und Rollen
• optionale Workspace-Kontaktdaten und verifizierte Absender-/Kontakt-E-Mails
• API-Schlüssel, sofern von Ihnen erzeugt
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

6. Events, Codes und Medien

Sie können Events anlegen, Formulare konfigurieren, Einladungscodes importieren und Medien hochladen. Diese Inhalte speichern wir, damit die Event-Seite und die Codeverteilung funktionieren.

• Event-Inhalte (Titel, Beschreibung, Ort, Zeitraum, Agenda, Design)
• Event-Kontakt-E-Mail für Benachrichtigungen
• Einladungscodes inklusive Vergabe-/Claim-Status und zugeordneter Empfängerdaten
• hochgeladene Bilder/Dateien im Objektspeicher
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

7. Code-Anfragen von Besuchern (Portal)

Besucher einer Event-Seite können über das Anfrageformular Codes beantragen. Zunächst verifizieren wir die angegebene E-Mail-Adresse mit einem OTP. Nach erfolgreicher Verifizierung speichern wir die Anfrage und informieren die vom Event hinterlegte Kontakt-E-Mail.

Die Angaben im Anfrageformular werden ausschließlich zur Abwicklung des Antragsprozesses verarbeitet – insbesondere zur Identifikation der anfragenden Person, zur Prüfung und Freigabe der Anfrage sowie zum Versand der Einladungscodes. Vor dem Absenden muss die einwilligende Person bestätigen, dass ihre Daten für diesen Prozess verarbeitet werden dürfen.

• Pflicht: E-Mail-Adresse, gewünschte Anzahl Codes sowie Einwilligung zur Datenverarbeitung für den Antragsprozess
• optional je nach Event-Einstellung: Vorname, Nachname, Firma, Position im Unternehmen, Telefon, Beziehung (Kunde / Mitarbeiter / Sonstiges), Nachricht (max. 500 Zeichen)
• Status der Anfrage (z. B. offen, freigegeben, abgelehnt) und Zeitstempel
• Bei Freigabe können Ticketcodes an die verifizierte E-Mail versendet werden
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung der Anfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung zur Verarbeitung im Antragsprozess); optionale Angaben im Rahmen der von Ihnen gesetzten Formularfelder
• Speicherdauer: Anfragedaten werden automatisch 3 Jahre nach Beendigung des jeweiligen Events gelöscht

8. E-Mail-Versand

Für Transaktions-E-Mails nutzen wir Mailjet. Es werden nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Daten übermittelt (z. B. Empfängeradresse und Inhalt der Nachricht).

• Anmeldecode für das Dashboard
• Bestätigungscode für Code-Anfragen
• Benachrichtigung an die Event-Kontakt-E-Mail über neue Anfragen
• Versand freigegebener Ticketcodes
• Workspace-Einladungen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

9. Zahlungen und Credits

Käufe von Credits und das Kundenportal wickeln wir über Stripe ab. Stripe verarbeitet Zahlungs- und Rechnungsdaten als eigenständiger Zahlungsdienstleister bzw. Auftragsverarbeiter. Wir speichern Abrechnungsdaten des Workspace (z. B. Rechnungsadresse, USt-IdNr., Stripe-Kundenreferenz) sowie Buchungsnachweise im Credit-Ledger.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

10. Nutzungsstatistiken von Event-Links

Beim Aufruf eines Event-Links erfassen wir technische Nutzungsdaten, damit Workspace-Nutzer Aufrufe und Reichweite auswerten können und wir Missbrauch erkennen können.

• IP-Adresse (u. a. zur Deduplizierung, gehasht/kurzzeitig)
• ungefährer Standort über lokale GeoIP-Datenbank (Land/Region/Stadt)
• Browser-, Geräte- und Plattforminformationen
• Zeitpunkt und aggregierte Aufrufzahlen
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Auswertung und Betriebssicherheit)

11. Cookies und lokale Speicherung

Für die Anmeldung und Sitzungsverwaltung setzen wir ein notwendiges Session-Cookie (connect.sid). Zusätzlich kann der Browser lokale Speicherbereiche für UI-Zustände nutzen. Marketing-Cookies setzen wir nicht.

Rechtsgrundlage für unbedingt erforderliche Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO.

12. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten können an folgende Dienstleister übermittelt werden, soweit dies für den Betrieb erforderlich ist:

• DigitalOcean – Hosting, Datenbank, Cache, Objektspeicher (EU)
• Mailjet – Versand von Transaktions-E-Mails
• Stripe – Zahlungsabwicklung und Kundenportal
• Workspace-Nutzer des jeweiligen Events (z. B. Anfragedetails im Dashboard / per Benachrichtigung)

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten bestehen.

• OTP-Codes: wenige Minuten
• Konten, Workspaces, Events und Codes: für die Dauer der Nutzung bzw. bis zur Löschung durch Sie
• Session-Daten: für die Dauer der Anmeldung bzw. bis zum Ablauf der Session
• aggregierte Link-Statistiken: begrenzter Zeitraum für Auswertungen
• Rechnungs- und Zahlungsdaten: gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen
• Code-Anfragen aus dem Portal: automatische Löschung 3 Jahre nach Beendigung des jeweiligen Events

14. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft

15. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, oder die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts.

16. Verantwortung der Kunden für Event-Inhalte

Wenn Sie als Workspace-Nutzer Event-Formulare betreiben und Anfragedaten von Besuchern erheben, sind Sie für die Rechtmäßigkeit Ihrer eigenen Verarbeitung (inkl. Information der Betroffenen und ggf. eigener Rechtsgrundlagen) mitverantwortlich bzw. eigenständig verantwortlich, soweit Sie über Zwecke und Mittel entscheiden. Eventcodes stellt die technische Plattform bereit.

17. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die Verarbeitung oder Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie auf dieser Seite.